후원자 데이터 클리닝의 필요성과 방법

데이터 정리는 비영리단체가 모금, 커뮤니케이션 활동을 성공적으로 수행하기 위한 핵심 요소 중 하나라는 이야기, 모두 공감하고 계시겠죠?

 

후원자 데이터 수집, 관리, 분석의 필요성에 대해 궁금하신 분들은 제가 이전에 올려둔 포스팅을 읽어 보시면 좋아요!

후원자 데이터를 수집·관리, 분석해야 하는 이유

 

 

하지만 현실 속 많은 비영리단체들은 데이터를 어떻게 수집하고 관리해야 하는지에 대한 지식과 인력이 부족하여 어려움을 겪어요. 그러다 보면 자연스럽게 후원자 데이터의 정확성, 유효성은 떨어집니다. 저희 단체도 마찬가지로 같은 어려움을 겪고 있고요😂

 

그래서 오늘은 비영리단체의 후원자 데이터 클리닝에 대한 이야기를 한 번 적어보려고 해요.

 

 

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1. 데이터 정리의 중요성

데이터 정리의 중요성은 여러 번 강조해도 모자란 것 같아요. 후원자 데이터 정리는 비영리단체에서 모금 및 커뮤니케이션 활동을 수행하기 위한 필수적인 과정 중 하나예요.

 

만약 후원자 데이터가 엉망이라면, 개인정보 보호 문제가 발생할 수도 있고 후원자들의 참여를 놓칠 가능성도 높아지겠죠. (캠페인 참여 요청 메시지를 보냈는데 받지 못한다던가, 보고서를 우편으로 발송했는데 반송이 온다거나... 연락을 할 수 없는 후원자가 발생하거나 피드백을 받지 못해 후원 경험에 불만을 갖는 후원자가 생길 수도 있어요.)

 

따라서, 데이터를 정확하고 체계적으로 관리한다면 후원자들의 신뢰를 유지하고 참여를 늘릴 수 있을 거예요.

 

 

2. 데이터 클리닝(정확성 확인과 정기적인 업데이트)

데이터를 체계적으로 관리하기 위해서는 데이터 클리닝 작업이 꼭 필요해요! 데이터 클리닝은 우리 단체가 가지고 있는 후원자 데이터가 정확한지, 유효한지 점검하고 정기적으로 업데이트하는 작업을 의미해요🔨

 

 

　📌 첫 등록의 중요성

후원자 관리 시스템에 항상 후원자의 이름, 주소, 이메일 주소, 전화번호 등 모든 정보를 정확하게 입력해야 합니다. 특히, 최초에 입력한 데이터가 오류가 있으면 이후 데이터를 정기적으로 업데이트하거나 오류를 바로 잡을 방법이 없으니 처음에 입력할 때 꼭! 주의해 주세요.

온라인으로 후원자가 직접 정보를 등록하는 경우에는 첫 등록의 오류가 적지만, 서면으로 후원 신청서를 받거나 전화로 정보를 받아 적어야 하는 경우에는 특히 주의해야 해요!

간혹 통화 품질이 좋지 않거나 수기로 작성된 신청서의 글자가 불분명해 후원자의 이름이나 개인 정보를 잘못 기재하는 경우가 발생하기도 하는데요. 이런 경우, 단체에서 오류를 자체적으로 발견하기 어렵기 때문에 한참 후에 후원자가 "문자를 받았는데 이름이 틀렸어요."라거나 "후원 신청을 했는데 어떤 메시지도 받지 못했어요."라며 직접 연락을 주시기도 해요. 이렇게 되면 후원자의 입장에서는 부정적인 경험을 하게 되니 좋을 리 없겠죠😥

 

 

　🔧 정기적인 업데이트

정기적으로 후원자의 정보가 바뀌었거나 더 이상 유효하지 않은 경우를 모니터링하고 업데이트해야 해요. 중복으로 등록된 정보가 있는지도 확인하여 동일한 이메일이나 메시지가 여러 번 반복되지 않도록 관리해야 하고 신규 정보는 바로바로 등록해 두는 것이 좋습니다. 정보 관리가 원활하지 않아 후원자에게 같은 커뮤니케이션이 여러 번 반복되면 피로도가 높아지고, 부정적인 경험이 쌓일 수 있으니까요😫

아무래도 비영리단체의 후원자(회원) 관리 시스템은 일반 기업이나 쇼핑몰보다는 데이터 관리 기능이 약한 편이에요. SNS나 구글 연동 로그인을 지원하지 않는 경우도 있고, 작은 표기 방법 차이(예를 들면 전화번호 입력 시, 하이픈 '-'의 입력 유무...)에 따라 중복으로 등록되기도 하죠.

업무가 많은 실무자 입장에서 이런 부분이 사소하게 느껴질 수도 있지만... 후원자가 똑같은 내용의 문자(특히, 후원금 결제나 미납 관련)를 여러 번 받게 된다면 독촉을 받는 느낌을 받을 수도 있어요. 후원자가 적은 단체일수록 세세한 관리가 중요한 것 같아요.

 

 

3. 데이터별 클리닝 방법

　📱 휴대폰 번호

직접 전화를 걸어 본인 확인을 하는 것이 가장 좋지만, 시간도 많이 들고 현실적으로 너무 어려운 일이에요. 그러니 문자 메지시를 발송한 후, 수신 여부를 확인해 보세요. 문자가 정상적으로 발송되지 않은 경우, 대부분 문자 발송 시스템에서 그 사유를 알려줍니다. 시스템에서 표시해 주는 오류 코드에 따라 대처하면 됩니다.

숫자가 아니라 특수문자(-) 또는 공백이 포함되어 오류가 발생했다면 간단하게 수정해 주면 됩니다.

후원자가 연락처를 변경했거나 사정으로 인해 착신을 정지했을 수 있어요. 전화번호 데이터를 자주 확인하지 않으면, 019, 017 등의 옛날 번호로 시작하는 연락처가 쌓여 있을 수 있어요. 이런 경우, 다른 연락처(이메일 등) 정보를 가지고 있다면 그쪽으로 연락을 시도해 보는 것이 좋겠죠?

올바른 연락처 확인 어려운 경우, 데이터에 별도로 태그를 달거나 '수신 거부' 처리를 하는 것이 좋아요. 올바르지 않은 데이터를 정리해야 반송률을 낮추고, 불필요한 업무를 줄일 수 있어요.

 

 

　📧 이메일 주소

우선, 이메일 주소 뒷부분(@ 이하)에 오타가 없는지 꼼꼼하게 확인하세요. 회원가입 시, 메일 뒷부분을 선택할 수 있다면 오류가 적겠지만, 후원자가 직접 입력하는 경우 오타가 섞여 있을 수 있어요. 정말 오래된 데이터가 쌓여 있다면 이제는 더 이상 이메일 서비스를 하지 않는 포털 주소가 발견될 수도 있어요.

 

다음 단계로, 이메일을 발송하고 수신 여부를 확인해요. 정기적으로 뉴스레터를 발송하고 있다면 이메일 발송 시스템에서 정상적으로 발송된 리스트와 오류가 발생한 리스트를 확인할 수 있을 거예요. 문자 메시지와 마찬가지로 오류 코드에 맞게 대처하면 됩니다😊

 

 

　📦 주소

후원자에게 감사 인사를 전하기 위해 소정의 선물이나 굿즈를 보내거나 연차보고서, 기부금영수증 등의 인쇄물을 보낼 일이 있는데요. 이런 업무에 발생하는 우편 비용이 만만치 않기 때문에! 주소 데이터는 특히나 꼼꼼하게 확인해야 해요.

 

일단, 우리 단체가 가지고 있는 주소 데이터에서 기본적으로 확인할 수 있는 사항은 세 가지입니다. 도로명 주소로 입력되어 있는지, 우편 번호는 올바른지, 상세 주소(동, 호수)가 누락된 것은 없는지 확인합니다. 주기적으로 데이터를 정리하지 않는다면 지번 주소가 적혀 있거나 우편번호가 6자리인 데이터가 발견될 수도 있어요. 기본적인 부분을 먼저 점검하고 우편을 발송했는데도 '반송'이 발생할 수 있어요. 이런 경우, 반송된 우편물에 표시된 반송 사유를 확인하고 후원자에게 전화나 문자로 주소 재확인을 요청하세요!

저는 우편을 발송하기 전, 미리 후원자에게 개인정보 확인 요청 메시지를 발송하고 있어요.

어떤 이유로 우편물을 발송할 예정인지에 대한 간단한 설명과 현재 우리 단체에 등록되어 있는 후원자의 주소지를 메시지 내용에 포함시키고, 주소 수정이 필요한 경우 직접 수정할 수 있는 '마이페이지' 바로 가기 링크도 넣어요!

조금 번거롭게 느껴질 수도 있지만 문자 메시지는 아무리 비싸도 1통에 100원... 우편물/택배는 1천 원 이상... 소중한 후원금의 효율을 생각해서 한 번 보내는 편이에요. 이렇게 해도 반송이 발생하는 경우가 많지만, 그래도 최대한 세세하게 커뮤니케이션하며 간극을 줄이려고 노력합니다 :)

 

 

 

4. 개인정보 수집 및 관리 주의사항

후원자의 개인정보를 수집, 관리할 때에는 꼭 개인정보보호법과 각 단체의 개인정보 보호 정책에 맞게 진행해야 해요. 개인정보가 외부로 유출되지 않도록 보안을 철저히 하고, 필수 인원에게만 접근 권한을 주는 것이 기본이겠죠? 또한, 각종 법령에 따라 보존해야 하는 데이터를 꼭 확인하고, 보관 기한이 종료된 데이터들은 삭제하는 등 정리하는 작업이 필요해요. 이것까지 함께 고려해야 진짜 '데이터 클리닝'을 마무리할 수 있어요!

 

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블로그에 글을 적으면서 다시 생각해 봐도 데이터 클리닝에 엄청나게 효율적인 방법은 없는 것 같아요. 이메일 주소 유효성을 점검해 주거나 우편번호를 검증해 주는 것처럼 작업 시간을 단축해 주는 툴은 있겠지만, 결국 올바른 정보로 업데이트하기 위해서는 담당자의 노력이 꼭 필요하네요.

 

데이터 클리닝을 한다고 당장 모금 성과가 높아지거나 후원자의 만족도가 올라가는 것이 아니라 '티 나지 않는 일'이라고 생각하기 쉽지만, 이런 디테일한 부분들이 모여서 튼튼한 기반이 된다고 믿어요🙌

 

 

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