Zapier로 이메일 업무 자동화하기(구글스프레드시트 - Gmail 연동)

구글스프레드시트 + 지메일

 

비영리 주니어 스터디 클럽에서 배운 업무 자동화 툴 Zapier 실제 업무에 적용해보고 공유해요!

 

인사 담당자나 자원봉사자, 행사 참가자 관리 업무를 하시는 분들이 계시다면 제 포스팅을 본 후, Zapier를 통해 이메일 업무 자동화를 꼭 실행해 보세요. 복사, 붙여 넣기(Ctrl + C, V)의 지옥에서 벗어나 업무 시간 단축을 경험하실 수 있을 거예요.

 

제가 업무에 적용한 내용을 간단히 요약하면,

Zapier와 구글 스프레드시트를 통해
한 번에 인턴 서류 합격자 전원에게
개별화된 이메일 발송!

 

미드져니 AI로 만든 이미지(...)

 

저는 매년 가을 ESG 행사(모금 이벤트)를 함께 운영할 인턴을 채용하고 있어요. 올해도 여러 채용, 대외활동 사이트에 공고를 올리고 인턴 서류 접수를 진행했는데요. 서류 심사 후, 면접 대상자를 추리니 10명 이상이더라고요.

(참고로 서류 접수 과정에서는 폼 도구 Tally를 활용했어요. 이것도 다음에 기회가 되면 포스팅할게요!)

 

아래 예시와 같이 서류 전형 합격자에게 이메일로 면접조와 면접 시간을 안내해야 했어요. 작년에는 면접 대상자가 적어서 하나씩 복붙 했는데, 이번에는 "3번 이상 반복되는 일이면 자동화를 고려한다"는 스터디의 가르침이 떠올라 Zapier를 켜서 자동화를 시도해 보았어요.

 

이메일 간단 예시)

[이름]님, 인턴 서류 전형 합격을 축하드립니다.

면접 전형 일정을 안내드립니다.
면접일 : 2023년 1월 1일
면접시간 : [n조] [00:00 ~ 00:00]

위 일정에 면접 참석이 가능하신지 회신 부탁드립니다.
감사합니다.

 

 

Zapier 트리거와 액션 세팅하기

 

큰 틀은 같지만 각각 이름, 조, 시간을 다르게 입력해야 하기 때문에 구글스프레드시트와 Gmail(지메일)을 Zapier로 연결해 자동화해 보았어요.

 

Trigger(트리거)
구글스프레드시트에 새로운 행이 추가되면
⬇️
Action(액션)
Gmail을 통해 이메일을 발송한다.

*Zapier 무료 버전에서는 trigger - action을 각각 1개씩만 세팅할 수 있으니 간단하게 만들어야 해요!

 

 

구글 스프레드시트 트리거 세팅

 

🔫트리거 세팅 방법

New Spreadsheet Row in Google Sheets 선택
➡️ 구글 스프레드시트 계정 연동
➡️ 구글 스프레드시트 선택
➡️ 스프레드시트의 워크시트 선택

📑구글 스프레드시트에 넣어둔 정보

이름, 이메일주소, 면접조, 면접시간

 

 

지메일 액션 세팅 1단계

지메일 액션 세팅 2단계

 

📧액션 세팅 방법

Send Email in Gmail 선택
➡️ 지메일 계정 연동
➡️ 발송할 지메일 템플릿 구성

Subject : 메일 제목 입력
To : [이메일] 구글스프레드시트 항목 선택
From : 보내는 사람 이메일 주소 입력
From Name : 보내는 사람 이름 입력
Body Type : Plain(html도 선택 가능)
Body : 메일 내용 입력
[이름], [조], [면접시간]이 들어갈 자리에는 각각 구글스프레드시트 항목을 선택

 

이렇게 세팅하고 테스트까지 완료한 후, Publish 버튼을 누르면 자동화 준비 작업 완료!

이제 구글 스프레드시트(서류 전형 합격자)에 합격자 리스트를 입력하면 이메일이 자동으로 발송됩니다.

 

10명의 지원자에게 이름, 조, 면접시간 세 가지 정보를 개별 복붙하려면 최소 30번을 반복해야 하는데, Zapier로 자동화하면 합격자 리스트 복붙 한 번에 일을 끝낼 수 있어요!

 

당연히 Zapier가 낯선 툴이니 처음 세팅한다면 30번 복붙 하는 것보다 시간이 더 걸릴 수도 있지만, 익숙해지고 나면 활용도가 무궁무진할 거라고 생각해요. 만약 관리하는 지원자가 100명, 1000명이라면 그 효율은 몇 배로 커질 테니 어려워 보여도 꼭 시도해 보시는 걸 추천해요😊

 

 

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